User Audit

Qué es y por qué existe

Las organizaciones reguladas deben poder responder en cualquier momento: ¿quién tiene acceso a qué proyectos, con qué roles y con qué licencias? En IBM ELM esta información está repartida entre Jazz Team Server y cada aplicación (DOORS Next, Engineering Workflow Management, Engineering Test Management, Global Configuration), cada una con sus propias áreas de proyecto y de equipo.

Recopilarla a mano para una auditoría lleva días y queda desfasada en cuanto se termina. User Audit se creó para obtener la imagen completa en una sola ejecución y exportarla a Excel. Puede colocarse en el ELM Mini Dashboard de cualquier aplicación de ELM.

Problemas que resuelve

• Revisiones de accesos y auditorías que requieren una lista completa de usuarios, roles y pertenencias.
• Información repartida entre varias aplicaciones y numerosas áreas de proyecto.
• Licencias sin utilizar y usuarios sin ningún proyecto, que cuestan dinero y suponen un riesgo.
• Informes manuales que quedan desfasados en cuanto se terminan.

Ventajas

• Un informe completo de usuarios, roles Jazz, licencias y pertenencias en todas las aplicaciones de ELM.
• Exportación a Excel lista para auditoría con usuarios, pertenencias (una fila por usuario y área de proyecto o de equipo) y aplicaciones.
• Higiene de licencias y accesos: vea los usuarios activos sin proyecto y las pertenencias archivadas.
• Filtros por usuario, proyecto, área de equipo o rol.
• Solo lectura y utilizable en el ELM Mini Dashboard de cualquier aplicación de ELM.

Cómo se usa

1. Añada el widget al ELM Mini Dashboard de cualquier aplicación de ELM y haga clic en Find users (buscar usuarios).
2. La lista se va llenando mientras el widget lee el servidor; los roles Jazz se añaden en segundo plano.
3. Filtre la lista o muestre solo los usuarios con o sin proyecto. Haga clic en un usuario para ver todas sus áreas de proyecto y de equipo y los roles que tiene en ellas.
4. Exporte el informe a Excel con el icono de descarga.

Conviene saber

• Solo para JazzAdmins: los servicios de usuarios, licencias y roles de Jazz solo responden a los administradores. Los demás usuarios solo ven los proyectos que pueden leer.
• Si una aplicación le pide que inicie sesión, el widget muestra un enlace para abrirla; después, vuelva a ejecutar la búsqueda.
• Pueden añadirse otras aplicaciones Jazz en la configuración.