User Audit

Czym jest i dlaczego powstał

Organizacje działające w sektorach regulowanych muszą w każdej chwili umieć odpowiedzieć na pytanie: kto ma dostęp do których projektów, z jakimi rolami i jakimi licencjami? W IBM ELM informacje te są rozproszone między Jazz Team Server a poszczególnymi aplikacjami (DOORS Next, Engineering Workflow Management, Engineering Test Management, Global Configuration), z których każda ma własne obszary projektów i zespołów.

Ręczne zbieranie tych danych na potrzeby audytu trwa całe dni, a wynik jest nieaktualny w chwili ukończenia. User Audit zbiera je w jednym przebiegu i eksportuje do Excela. Widżet można umieścić na ELM Mini Dashboard dowolnej aplikacji ELM.

Jakie problemy rozwiązuje

• Przeglądy uprawnień i audyty wymagające pełnej listy użytkowników, ról i członkostw.
• Informacje rozproszone między kilkoma aplikacjami i wieloma obszarami projektów.
• Niewykorzystane licencje i użytkownicy bez żadnego projektu, którzy generują koszty i ryzyko.
• Ręcznie przygotowywane raporty, które dezaktualizują się zaraz po ukończeniu.

Korzyści

• Jeden kompletny raport użytkowników, ról Jazz, licencji i członkostw we wszystkich aplikacjach ELM.
• Eksport do Excela na potrzeby audytu z użytkownikami, członkostwami (jeden wiersz na użytkownika i obszar projektu lub zespołu) oraz aplikacjami.
• Higiena licencji i uprawnień: widoczni są aktywni użytkownicy bez projektu oraz zarchiwizowane członkostwa.
• Filtry według użytkownika, projektu, obszaru zespołu lub roli.
• Tylko odczyt i do użycia na ELM Mini Dashboard dowolnej aplikacji ELM.

Jak używać

1. Dodać widżet do ELM Mini Dashboard dowolnej aplikacji ELM i kliknąć Find users. Aby wybrać, co jest odczytywane (obszary zespołów, role Jazz, licencje), albo ukryć zarchiwizowanych użytkowników lub zarchiwizowane obszary projektów i zespołów, najpierw kliknąć Change pod Settings.
2. Lista wypełnia się w trakcie odczytu danych z serwera; licencje i role Jazz są dodawane w tle. Blok wyniku na górze podaje liczby: użytkownicy, aktywni, z licencją oraz aktywni bez projektu.
3. Wyszukać według użytkownika, projektu, obszaru zespołu, roli lub licencji albo użyć listy Show, aby pokazać tylko użytkowników z projektem lub bez projektu, bez licencji albo z wybraną licencją. Kliknięcie użytkownika wyświetla konto, role Jazz, licencje oraz wszystkie jego obszary projektów i zespołów z pełnionymi w nich rolami.
4. Wyeksportować raport do Excela przyciskiem Log w bloku wyniku lub ikoną pobierania.

Warto wiedzieć

• Tylko dla JazzAdmins: usługi użytkowników, licencji i ról Jazz odpowiadają wyłącznie administratorom. Pozostali użytkownicy widzą tylko projekty, do których mają uprawnienia odczytu.
• Jeśli aplikacja wymaga zalogowania, widżet wyświetla link do jej otwarcia, po czym należy ponownie uruchomić wyszukiwanie.
• Dodatkowe aplikacje Jazz można dodać w ustawieniach.
• Wybory w Settings są zapamiętywane w tej przeglądarce.
• Wyszukiwanie pomija znaki diakrytyczne: Łukasz zostanie znaleziony także po wpisaniu lukasz.